社員旅行の幹事がやることリスト｜手配の流れと負担を減らすコツ

社員旅行の幹事の役割とは

社員旅行の幹事とは、旅行の目的決めから手配、当日の進行、帰着後の精算までを取りまとめる担当者です。

多くの会社では、総務・人事の担当者や、部署から選ばれた若手社員が通常業務と並行して担当します。参加者が多いほど、宿泊・移動・食事の手配に加えて、出欠や部屋割り、食物アレルギーなどの確認も増えます。早めに全体の流れをつかんでおくことが、幹事の負担を減らす一番の近道です。

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社員旅行の幹事がやることリスト（時期別）

社員旅行の準備は、実施の3か月以上前から始めるのが安心です。時期ごとにやることを整理します。

3か月以上前：目的・予算・行き先を決める

最初に「何のための旅行か」を決めます。社員同士の親睦、周年のお祝い、日頃の慰労など、目的によって行き先や過ごし方が変わります。あわせて、予算、日程の候補、おおよその参加人数を決め、社内の承認を取ります。

2〜3か月前：宿泊・移動・宴会を手配する

行き先と日程が決まったら、宿泊先、移動手段（貸切バス・新幹線など）、宴会会場、アクティビティを手配します。大人数で泊まれる宿は早く埋まるため、候補が決まったら仮予約を入れておきましょう。

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1か月前〜直前：参加者の情報をまとめ、案内を出す

参加者に事前アンケートを送り、出欠、部屋割りの希望、食物アレルギー、前泊・後泊や車での参加の有無などを集めます。集めた情報は、宿泊先やバス会社に2週間前までに共有します。参加者には、集合時間・集合場所・持ち物・当日の流れをまとめた案内を配ります。

当日：進行と連絡の窓口になる

当日は、集合時の点呼、宿泊先・バス会社との連絡、宴会の進行などを担当します。遅刻者や体調不良者が出たときの連絡先も、事前に決めておくと慌てずに済みます。

帰着後：精算とアンケート

帰ってきたら、費用の精算と、参加者アンケートの集計を行います。良かった点と改善点をまとめておくと、次回の幹事への引き継ぎにも役立ちます。

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大人数の社員旅行で手配が大変になる3つのポイント

参加者が多い社員旅行では、少人数の旅行にはない手間が増えます。特に次の3つでつまずきやすくなります。

① 宿泊先と部屋割り： 大人数が同じ宿に泊まれる施設は限られ、人気の時期は早く埋まります。部屋割りも、1人部屋の希望、男女の分け方、役職の配慮など、調整することが多くあります。

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② 移動手段： 貸切バスを使う場合は、人数に合う車両の手配と、集合から解散までの時間配分を考える必要があります。新幹線で移動する場合は、まとまった座席の確保が課題になります。

③ 宴会・アクティビティ： お酒を飲む人も飲まない人も、年代や役職が違う人も楽しめる内容にする必要があります。全員が参加しやすいレクリエーションや、自由に過ごせる時間を組み合わせると、参加者の満足度が上がります。

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社員旅行の費用と福利厚生費の条件

社員旅行の費用は、主に宿泊、食事・宴会、移動、アクティビティの合計で決まります。

コワーケーション.comへの合宿・社員旅行などのお問い合わせデータ（2023年8月以降・約3年分の集計）では、予算総額は30〜60万円が58%で最も多く、参加人数は10〜49名が約7割を占めています。費用の内訳の例は「研修合宿やオフサイトミーティングの費用、どう決めたら良い？」で紹介しています。

会社が費用を負担する社員旅行は、条件を満たせば、参加者の給与として課税されません。国税庁は、社会通念上一般的なレクリエーション旅行であることを前提に、原則として次の2つを満たす場合としています（国税庁 No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行）。

⚫︎ 旅行の期間が4泊5日以内であること（海外旅行の場合は、外国での滞在日数が4泊5日以内）
⚫︎ 旅行に参加した人数が全体の人数の50%以上であること（工場や支店ごとに行う場合は、それぞれの職場ごとに50%以上）

なお、自己都合で参加しなかった人に金銭を支給すると、参加者と不参加者の全員に、その金額分の給与が支給されたものとして扱われます。役員だけの旅行や、取引先の接待のための旅行は対象になりません。実際の扱いは、自社の経理担当者や税理士に確認してください。

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幹事の負担を減らす3つの方法

幹事の負担を減らすには、早めに動くこと、情報をまとめて集めること、手配の窓口を減らすことが効果的です。

① 早めに相談・予約する： コワーケーション.comへのお問い合わせの約50%は、実施の2か月以内の相談でした。直前になるほど、大人数で泊まれる宿や会場の選択肢が減ります。日程と人数のめどが立った段階で動き出しましょう。

② 参加者の情報は1回のアンケートで集める： 出欠、部屋割り、アレルギー、移動手段などを個別に聞くと、やり取りの回数が増えます。1か月前までに、必要な項目をまとめたアンケートで一度に集めるのがおすすめです。

③ 手配の窓口をひとつにまとめる： 宿泊先、バス会社、宴会会場、アクティビティの事業者と幹事が個別にやり取りすると、連絡や支払いの手間が大きくなります。手配をまとめて任せられるサービスを使えば、幹事は参加者への案内や当日の進行に集中できます。

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コワーケーション.comの社員旅行・合宿の手配

コワーケーション.comは、企業の社員旅行・合宿・研修を、施設や体験コンテンツの手配から当日運営・事後フォローまで一括で代行する法人向けサービスです。

・専任コンシェルジュが最適なプランを提案
目的、人数、予算、時期を伺い、宿泊先・体験・行程を組み合わせた最適なプランをご提案します。

・手配と契約・請求を一本化
宿泊、移動、宴会、アクティビティの手配と各所との調整をまとめて行い、相見積もりで費用の最適化も図ります。

初めて幹事を担当する方は「初めての企業合宿、幹事が押さえたい5つのコツ」もあわせてご覧ください。

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よくある質問

社員旅行の準備はいつから始めればいいですか？
実施の3か月以上前から始めるのが安心です。大人数で泊まれる宿は早く埋まるため、日程と人数のめどが立ったら早めに相談しましょう。

行き先が決まっていなくても相談できますか？
はい、できます。「関東近郊で1泊2日」「40名で温泉に行きたい」といった条件や目的だけでも、プランをご提案します。

少人数の社員旅行でも依頼できますか？
はい。お問い合わせの約2割は9名以下の旅行・合宿です。

相談や見積もりに費用はかかりますか？
相談・見積もりは無料です。

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まとめ

社員旅行の幹事は、目的・予算決めから宿泊・移動・宴会の手配、参加者の取りまとめ、当日の進行、精算まで幅広い仕事を担います。早めに動き、参加者の情報をまとめて集め、手配の窓口をひとつにすることで、幹事の負担は大きく減らせます。

• 準備は実施の3か月以上前から始め、時期ごとにやることを進める
• 大人数の旅行は、宿泊先と部屋割り、移動手段、宴会の3つで手配が大変になる
• 会社負担の社員旅行は、4泊5日以内・参加者50%以上などの条件を満たせば給与として課税されない
• 手配をまとめて任せれば、幹事は参加者への案内と当日の進行に集中できる

社員旅行の手配に迷ったら、行き先が決まっていない段階から相談してみてください。

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