リモートワークやハイブリッドワークを取り入れる組織が増えている昨今。
働き方が多様化する一方で、コミュニケーション不足やエンゲージメント（会社に対する愛着や思い入れ）の低下が課題となっています。
そこで解決策の一つとして注目されているのが、“職場から離れた場所で実施する会議”＝「オフサイトミーティング」です。
メリットがたくさん？ ホテルでの日帰りオフサイトミーティング
オフサイトミーティングというと、宿泊を伴うものや遠方に足を運ぶ必要があるものもありますが、手軽に開催したい組織やチームにおすすめなのが「ホテルでの日帰りオフサイトミーティング」です。
ホテルでの実施には、以下のようなメリットがあります。
リフレッシュ＆集中できる環境
いつものオフィスから離れ、高品質な設備やサービスが整った環境の中で開催することで、創造力や集中力の向上が期待できます。
充実した設備
大小の会議室や宴会場に加えて、プロジェクターやマイク、ホワイトボードなど会議に必要な備品が一通り揃っているホテルが多く、主催者側であれこれ準備する必要がありません。
また休憩エリアや食事場所など、ミーティングエリア以外が充実しているのも魅力です。
フレキシブルなプラン
カスタマイズ可能なミーティングプランがあったりなど柔軟な対応をしてくれるホテルも多く、外部の貸しスペースなどを利用するよりも使い勝手が良いことが多いです。
ホテル選びのポイントや注意点は？
では実際にホテルを選ぶ際には、どんな観点に気をつければよいのでしょうか。
交通の利便性はよいか？
公共交通機関からのアクセスが良いか、駐車場が充実しているかなど、参加者がスムーズに到着できる環境かどうかを考慮しましょう。事前にアクセスプランを立てておけるとベターです。
必要な設備は整っているか？
開催に必要な備品、設備が充分か確認しましょう。また開催中に何かトラブルがあった場合、すぐに対応してくれるスタッフが常駐していると安心です。
コストは妥当か？
会議室の使用料金（時間単位か、パッケージかなど）を確認しましょう。加えて、隠れた費用（例：AV機器のレンタル料、サービス料）がないか事前に確認しておくと良いです。
実施が決まったら、どんな準備をすればいい？
オフサイトミーティングを成功に導くには、事前の計画と準備が重要です。以下に、オフサイトミーティングを効果的に運営するためのステップをまとめたので、参考にしてみてください。
目的・目標を明確にする
まずは、新しいプロジェクトの発案、チームビルディング、戦略会議、長期目標の再確認……など、オフサイトミーティングの目的を明確にしましょう。その後、オフサイトミーティングの実施により達成したいことを具体的に設定し、実現のための議題やアクティビティを組み立てていきます。
参加者のリストアップ
開催の目的にあわせて、どんな人に参加して貰う必要があるが、参加者をリストアップしましょう。大まかに人数を把握し、その後会議の進行役や議題ごとの発表者など、役割を割り当てていきましょう。
スケジュールとタイムラインの作成
開催までのタスクの洗い出しと、当日のタイムラインを作成します。ここでのポイントは、当日の流れを細かく設定すること。そうすることで全体像がより明確になり、スムーズな進行が可能になります。またこの際、予定より早く進む場合や遅れた場合に備えて、柔軟に対応できるバッファ時間を設けることも大切です。
議題とアジェンダの準備
ミーティングのテーマや目的に基づいた詳細なアジェンダを作成し、参加者全員に事前に共有します。アジェンダには、各セッションの目的や期待するアウトプットも明記するようにしましょう。そして各議題に関連する資料やデータ、発表用のスライドなどを準備し、参加者全員が事前に確認できるようにします。
ミーティングの数日前にはリマインダーを送信し、参加者に再度確認を促すのも忘れずに！
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入念な事前準備が成功への近道
ホテルでのオフサイトミーティングは、日常から離れてチームビルディングができるなど、手軽に開催できるメリットがあります。下調べや事前準備をしっかりと行うことで、スムーズで有意義なオフサイトミーティングを実現できるでしょう。
また準備などのやり方が分からない、そこまで時間が取れないなと感じたら、プロの手を借りるのも一つの手。
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