事業をグロースさせるための会議や意見交換、効率的な意思決定の場を模索する中で、新たな試みとしてオフサイトミーティングを企画・実践する企業が増えています。
オフサイトミーティングは、参加メンバーの理解と結束を深め、新たなアイデアを生み出しやすい方法としておすすめです。
一方で、オフサイトミーティングとは、どのようなものなのか、さらにはメリットやデメリット、実際の進め方などについての情報が不足しているのも事実……。
そこで今回は、オフサイトミーティング開催のポイントや進め方について解説していきます。
オフサイトミーティングとは？
オフサイトミーティングは、通常の環境（オンサイト：ｏｎ－ｓｉｔｅ）とは異なる新しい環境（オフサイト：ｏｆｆ－ｓｉｔｅ）場所で行われる会議やミーティングのことです。
オンサイトミーティングでは、合意形成や定例報告などが中心であるのに対して、オフサイトミーティングは、「気楽にまじめな話をする」ことを標榜しながら、コラボレーションやアイデアの共有を行い、チームの関係性を強化したりスキルを向上させたりすることが狙いです。
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オンサイトとオフサイトの違い
オンサイトとオフサイト、それぞれでのミィーテングでの違いについてですが、まず、目的が大きく異なります。
オンサイトミーティングは、限定されたメンバーや関係者のみが集合し、定例的な報告や最終的な意思決定を承認することがゴールとして設定されます。
しかし現実には、結論が出ないまま時間だけが過ぎてしまい次回に持ち越すという、非効率な状況が課題となっている企業も少なくありません。
一方オフサイトミーティングは、上司・部下、あるいはチームメンバーの垣根を超えて、リラックスした雰囲気と環境の中で、お互いの本質を知ったり創造することがメインテーマです。
閉塞的な空間では生まれにくい斬新な発想やアイデア、これまで知り得なかった個人的特性を発見できる可能性があります。
また、オフサイトミーティングをきっかけに、意思疎通や情報共有がスムーズになるなど、その後の仕事や社風にも大いに貢献する手段と言えます。
オフサイトミーティングのメリットとデメリット
ここで、オフサイトミーティングの代表的なメリットとデメリットを見ていきましょう。
＜メリット＞
- 垣根を超えた結束力の醸成
肩書きや役職取り払って行うことが、オフサイトミーティングでは重要なポイントです。
また、普段の業務環境とは異なる環境だからこそ、普段は明らかにされない個人の特性、強みなどの相互理解が深まり、意思疎通や情報共有にも良い影響が得られます。 - 既存の枠組みを超えての発想やアイデアの創出
リラックスした雰囲気の中で行われることで、斬新な発想や新しいアイデアが生まれ、課題解決のきっかけになります。
もしくは、これまで見落としていたことや気づいてなかったことに目を向けられる可能性があります。 - 個人の特性（キャラクター）や強みが再認識される
社員が働く際は、プライベートな部分を抑え、仕事モードになっています。
ざっくばらんに話せる環境では、ふとした雑談から普段では気付けない個人の能力が垣間見えることも珍しくありません。
そのため、仕事の役割分担についても良い影響が出る可能性があると言えます。
＜デメリット＞
- 準備の時間と費用負担
宿泊施設の選定や予約、交通費などを含めた費用負担などは、避けては通れません。
少人数ならまだしも、大人数の参加者がいたり遠隔地で行ったりする場合は、計画実行までの負担と費用は比例して大きくなります。 - イレギュラーな対応
オフサイトミーティングの計画実行には、時間やスケジュール調整の難しさもデメリットのひとつです。
当日の天候や交通事情によっては、予定した移動時間にズレが生じるといったリスクも常にあります。
合宿やオフサイトミーティングに想定外の出来事はつきもの。何か起こった際も柔軟に対応できるようにしておく必要があります。
オフサイトミーティング開催までの流れ
オフサイトミーティングは、「事前準備が全て」と言っても過言ではありません。
開催までの進め方は、下記の流れが一般的です。
- 開催の目的（ゴール）を決める
テーマと目的（ゴール）を明確に打ち出す - 予算を確保する
時期、場所などによっても異なるが、1泊2日のオフサイトミーティングであれば1人あたり2〜3万円の予算を準備できると良い - 日時を決める
参加者の意向、施設の料金体系、交通機関の渋滞状況、観光シーズンか否かなどを鑑みて総合的に判断する - 施設を選ぶ
海か山か、近場か遠方か、収容人数、食事メニュー、施設側の通信環境、移動時間などを考慮し、さらに見積もりも参考に選択 - 参加者に呼びかけ、案内を送る
実施日から逆算して、少なくとも２カ月ほど前から案内と募集を開始できると、参加者も予定を調整しやすい - 各種調整
行程表（旅のしおりなど）の作成、急病時の対応、関係各所との最終確認などを行い万全を期す
参考：“手配のプロ”が語る、コワーケーション実施までの流れ
https://co-workation.com/article/about-the-flow-of-co-workation-implementation/
まとめ
今回は、オフサイトミーティングについてのＴＩＰＳをお届けしました。
社内旅行と合宿の良いところをミックスしたようなイメージで捉えて頂けると、非常に理解が早まるはずです。
初めての実施で、社内の雰囲気や風向きの変化が見えれば、事業の成長や人材育成、離職率の低下にも繋がるでしょう。
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