「合宿を企画したいけれど、何から始めればいいか分からない」
「施設の手配だけでなく、目的に沿ったコンテンツ設計までプロに相談したい」
コワーケーション.comには、企業の経営層や人事・総務・経営企画担当の方などから、こうした相談が日々寄せられます。カスタマーサクセスは、こうした声に応え、問い合わせ対応から事後フォローまで一気通貫でサポートする役割を担っています。
単なる合宿の“手配”のみではなく、目的の言語化から最適な施設・コンテンツのご提案、旅の工程表作成、合宿後の振り返りまで伴走する──それが、コワーケーション.comのカスタマーサクセスです。
今回は、2025年9月にジョインしたカスタマーサクセス担当のmeiさんに、「失敗しない合宿」を支えるプロの伴走支援の裏側を聞きました。
なぜ「手配」だけでは不十分なのか？ 目的を成果に変える伴走型サポート
──コワーケーション.comでは、企業様からのお問い合わせ後、どのように提案や手配を進めていくのでしょうか。
まずはオンラインでヒアリングを行います。合宿の目的や背景、期待している成果などを伺いながら、「どんな合宿にしたいのか」「どんな効果を生みたいのか」を一緒に整理していきます。
その上で、目的やご予算に合わせて、施設のセレクトやコンテンツ設計、全体の運営プランなどのご提案を行い、実施当日まで伴走します。また実施後は振り返り資料の作成を行うなど、合宿全体をトータルでサポートしています。
──最近は、どのような企業からのご相談・お問い合わせがありますか？
業種はIT系、人材系、製造業など本当にさまざまです。規模としては、30名前後の中規研修のご相談が多いですね。
中でも最近特に多いのが、経営層による少人数のオフサイトミーティングにまつわるご相談です。5〜10名ほどの役員クラスが集まり、経営戦略やビジョンをじっくり議論する場をつくりたいというニーズが増えています。
準備期間2カ月、17名の海外事業部合宿。成功の鍵は「体験」の設計
──印象に残っているプロジェクトは？
ある企業の海外事業部向けの合宿が、特に印象に残っています。チームコミュニケーションの活性化とグローバル人材育成を目的に、社員の方々に加え、協力会社や講師も含めて、参加者は20名弱。準備期間は約2カ月でした。
施設の手配やプログラム設計だけでなく、現地での体験コンテンツについても目的に合わせてアレンジを行い、議論と体験のバランスを意識した合宿となりました。
──施設の選定はどのように行いましたか？
目的、予算、日程、人数を踏まえて、候補施設を協力会社からも発案いただきながらいくつかリストアップしました。今回は屋外でのチームビルディングが可能で、宿泊にも対応し、東京から2時間圏内という条件から、千葉県のキャンプ施設「中滝アートビレッジ」での実施が決まり、さらに合宿の目的に沿った体験型コンテンツとして「薪割り体験」と「英語動画制作講座」を行うことになりました。
薪割り体験はチームビルディングを促進する狙いがあり、英語動画制作講座はグローバルに発信する力を高めることにつながります。
私はクライアントと協力会社の間に立ち、目的や期待値をすり合わせながら、全体がスムーズに進むよう調整する役割を担いました。
「当たり前」を支えるリスク管理。雨天対応と1分単位の工程表
──準備段階でこだわった点は何でしょうか。
施設やバスの手配にあたっては、1社のみに限定せず複数社から相見積もりを取得し、金額や条件面バランスが最適になるようなご提案を行うことです。
また、合宿はクライアント企業はもちろん、施設やバス会社などとの綿密なすり合わせが必要です。関係各所と細かくやり取りしながら、全体を組み立てていきました。
──合宿を成功に導くポイントは？
当日のタイムスケジュールや合宿にまつわる情報を一つにまとめて、全ステークホルダーと共有することです。
コワーケーション.comでは、独自に「旅のしおり」を作成してお渡ししているのですが、そこには集合時間、バスの出発・到着時刻、各コンテンツの開始・終了時刻、食事の時間など、タイムスケジュールを細かく記載しています。また集合場所の地図、持ち物リスト、施設情報、緊急連絡先、注意事項などもまとめていて、全ステークホルダーと共有しています。このようなまとまった情報があると、参加者の安心感が全然違いますし、認識のズレも防げます。細部への配慮が当日の円滑な運営につながると思っています。
──いくら綿密な準備をしても、“予想外”の出来事はつきものです。リスク管理はどうしていますか？
特に重視したのが“天候対応”でした。薪割りは屋外アクティビティなので、雨だとできません。そこで、晴れの日バージョンと雨の日バージョン、両方の工程表を作成しました。雨の場合の代替コンテンツも、事前に準備しておいたんです。『もしも』を考えておくことで、当日の慌ただしさを最小限に抑えることができます。問題なく終わることは、当たり前のようで当たり前じゃないんです。
合宿は「実施して終わり」ではない
──当日はどんなサポートをしましたか？
通常は、リモートでサポートしています。各ステークホルダーとの連絡窓口となって、トラブル発生時に対応できるよう待機していました。何か問題が起きていないか、常にメールなどで状況を確認していましたね。幸い、大きなトラブルもなく、計画通りに進みました。
───合宿終了後は、どのようなフォローや振り返りを行っていますか？
合宿終了後には、振り返りミーティングを実施しています。当初の目的は達成できたか、参加者の反応はどうだったか、改善点や良かった点などを伺います。
今回は「目的も達成でき、参加者全員が楽しめた」「移動やチェックインを含め、全体を通してスムーズで問題がなかった」といったフィードバックをいただきました。
今後はさらに、人事評価に活かせる振り返り資料の作成や、社内アンケートの設計・集計など、合宿の効果をより可視化し、最大化する支援にも力を入れていきたいと考えています。
合宿は、実施して終わりではありません。その効果を社内で活かし、次のアクションにつなげていくことが重要です。そこまで伴走できる存在でありたいですね。
カスタマーサクセスが提供する「担当者の右腕」としての役割
──改めて、コワーケーション.comを利用するメリットは何でしょうか。
一番は、柔軟なカスタマイズ対応ができる点だと思います。極端な例ですが、「移動にリムジンを使いたい」といったご要望があれば、それも含めて手配可能です。お客様のニーズに対して、「できません」と線を引くのではなく、どうすれば実現できるかを一緒に考えていきます。
もう一つは、コストの最適化です。複数のサプライヤーの中から条件に合った最適な選択肢を提案できる点も、私たちの強みだと考えています。
──最後に、コワーケーション.comのサービスをどんな企業に使っていただきたいですか？
「やりたいことはあるけれど、どう形にすればいいかわからない」と感じている企業の方に、ぜひ使っていただきたいですね。
私たちは、単なる手配代行ではありません。目的に寄り添いながら最適なソリューションを提案し、リスクを管理し、合宿の価値を最大化するパートナーでありたいと考えています。企業の「やりたいこと」を、一緒に整理し、形にしていく。そんな存在として関わっていけたら嬉しいです。
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20名弱の企業研修。一見簡単に見えるプロジェクトの裏側には、無数の調整業務が存在します。
施設選定、コンテンツ企画、移動手段の確保、しおり作成、そして雨天時のバックアッププラン──。これらを一手に担い、企業内の担当者が本来向き合うべき業務に集中できる環境をつくるのが、コワーケーション.comのカスタマーサクセスの役割です。「問題なく終わった」「また合宿をやりたい」と開催後に言っていただけるよう、実施企業の「安心」と「成功」を支えています。